Các Phím Tắt Trong Excel 2010 Bài 1, Phím Tắt Trong Excel

Đối với những bạn mới dùng Microsoft Excel 2010 có thể chưa quen với những phím tắt và thủ thuật trong Excel 2010. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng thành thạo các phím tắt và thủ thuật trong phần mềm này.

1. Phím tắt

♦ Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon như Home, Insert, … ta nhấn phímALTmột lần (không cần giữ phím ALT). Các ký tự đại diện cho các nhóm lệnh sẽ hiện lên, bạn chỉ cần nhấn phím trên bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng các phím ← ↑ → ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon.

♦ Khi muốn thực hiện một lệnh nào đó trên thanh Ribbon thì ta di chuyển (← → ↑ ↓) đến lệnh đó và nhấn phímEnterhay dùng .
Đôi lúc con chuột của máy tính hơi “dở chứng” và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì danh sách phím tắt dưới đây thật sự cần thiết cho bạn và cho cả những ai còn con chuột nhưng muốn thao tác nhanh hơn:

Bước 2. Nhấp chuột phải lênVBA Project→Insert→Module→ vàdánđoạn mã bên dưới vào cửa sổ của Module mới chèn.

Bước 4.

Đến đây, bạn có thể sử dụng công thức=ConvertCurrencyToVietnamese(B3)để chuyển đổi tiền tệ từ số về chữ (với B3 là số tiền bằng chữ số).
Ví dụ: B3 có giá trị là: 123456 thì kết quả =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) trả về là Mot Tram Hai muoi Ba Nghin Bon Tram Nam muoi Sau Nghin va khong Dong.
Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn người khác dùng lệnhFormat→Sheet→Unhideđể xem bảng tính, mà theo cách thông thường khi bạn dùng lệnhFormat→Sheet→Hideđể giấu các bảng tính (nếu không được bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần người không chuyên thôi cũng đã có thể dùng lệnhFormat→Sheet→UnHideđể làm cho nó hiện ra bảng tính rồi.
Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một “phương án” mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự lựa chon trong công việc của mình Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, bạn hãy nhấnALT+F11để mở cửa sổMicrosoft Visual Basicra. Trong cửa sổProject -VBA Project,nhắp đúp vàoVBA Project, tiếp tục nhắp đúp vàoMicrosoft Excel Objectsđể mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu → rồi nhấnF4.
Trong tùy chọnVisiblebạn nhắp vào dấu tam giác chọn2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóngMicrosoft Visual Basicnày lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn-1-xlSheetVisiblelà được.
Chiêu này giúp bạn cho phép người khác thay đổi các ô có chứa dữ liệu, nhưng cấm họ thay đổi các ô chứa công thức. Bạn cũng có thể bảo vệ các ô có chứa công thức mà không cần phải bảo vệ toàn bộ trang tính của bạn.
Khi tạo một bảng tính, thường chúng ta sẽ phải dùng đến một số công thức, và khi chia sẻ bảng tính cho mọi người, có thể bạn muốn rằng, không ai có thể can thiệp (xóa, sửa…) những vào những ô có chứa công thức. Cách dễ nhất là cũng phổ biến nhất là Protect (bảo vệ) bảng tính. Tuy nhiên, Protect bảng tính không chỉ ngăn không cho can thiệp vào các ô chứa công thức, mà nó không cho can thiệp vào tất cả, nghĩa là không ai có thể làm gì bảng tính của bạn. Đôi khi, bạn lại không muốn như vậy, bạn chỉ muốn bảo vệ các ô chứa công thức thôi, còn những ô chứa dữ liệu thì không.
Có ba giải pháp để thực hiện điều này: Khóa những ô chứa công thức, sử dụng chức năngData-validationcho các ô chứa công thức, và tự động bật tắt chức năng bảo vệ.
Theo mặc định, tất cả các ô trong bảng tính đều được khóa (locked), tuy nhiên, nó chẳng có tác dụng gì trừ phi bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính. Đây là cách dễ nhất để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, nhưng chỉ những ô chứa công thức thì mới bị khóa, và được bảo vệ:
Chọn toàn bộ bảng tính, bằng cách nhấnCtrl+A, hoặc nhấn vào cái ô vuông nằm ở giao điểm của cột A và hàng 1. Rồi nhấn nút phải chuột và chọnFormat Cells, rồi trong tabProtection, bỏ đánh dấu ở tùy chọnLocked, rồi nhấnOK:
Sau đó, bạn chọn đại một ô nào đó, chọnHome→Find & Select→Go To Special; hoặc nhấnCtrl+GhayF5rồi nhấn vào nútSpecial.

… Hộp thoại sau đây sẽ mở ra:
Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọnFormulas, và nếu cần thiết thì chọn hoặc không chọn thêm 4 ô nhỏ ở dưới (liệt kê các loại công thức, mặc định thì cả 4 ô này đều được chọn), và nhấnOK. Sau đó, bạn mở lại hộp thoạiFormat Cellsđã nói ở trên, nhưng lần này thì bạn đánh dấu vào tùy chọnLocked, và nếu bạn thích ẩn luôn công thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tùy chọnHidden, nhấnOK.
Việc cuối cùng làProtectbảng tính: ChọnHometrênRibbon, nhấn vàoFormattrong nhómCells, rồi nhấn vàoProtect Sheet…; hoặc chọnReviewtrên Ribbon, rồi nhấn vàoProtect Sheet:
Trong hộp thoạiProtect Sheet, bỏ đánh dấu ở tùy chọnSelect locked cells, chỉ cho phépSelect unlocked cells(chọn những ô không khóa), và nhập vào mộtpassword, nếu cần thiết:

Vậy là xong. Từ bây giờ, những ô chứa công thức của bạn sẽ được bảo vệ, có thể không xem thấy được nếu bạn đã chọn Hidden, bạn không lo những công thức này bị can thiệp nữa.

Sử dụng Data-validation

Sử dụng Data-validation, chỉ là đơn giản không cho ghi đè vào những ô có chứa công thức, nghĩa là không cho sửa công thức. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phòng ngừa cho chính bạn, nghĩa là tránh việc táy máy sửa lại cái gì đó trong những ô chứa công thức, chứ thật ra, mặc dù đã được “Validation”, bạn vẫn có thể xóa công thức, hoặc dán vào những ô đó bất kỳ dữ liệu nào bạn thích… Nói chung nó không bảo vệ được gì nhiều. Nhưng cũng xin nói sơ qua về phương pháp này.
Để thực hiện, bạn hãy chọn những ô chứa ô công thức bằng chức năngGo To Specialsmà tôi đã nói ở trên. Rồi, với những ô chứa công thức đang được chọn, bạn gọiData Validationtừ menuData trên Ribbon . Trong hộp thoại này, chọn tabSettings, chọnCustomcho khungAllow, và nhập công thức này:=” ” vào khung Formula, rồi nhấnOK, như hình sau:
Kể từ đây, mỗi khi bạn nhập bất kỳ thứ gì vào trong những ô chứa công thức, hoặc bạn muốn sửa lại công thức, sẽ có một cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào. Xin nhắc lại, phương pháp này không cấm việc xóa hẳn công thức, cũng như dán đè thứ gì đó vào những ô chứa công thức.
Phương pháp này, sẽ tự động bật chức năng bảo vệ bảng tính (Protect) mỗi khi bạn chọn một ô đã được khóa (locked), nhưng nó cũng sẽ tự động tắt chức năng bảo vệ khi bạn chọn một ô không bị khóa.
Để bắt đầu, bạn hãy chắc chắn rằng những ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa công thức) đã được khóa, còn những ô không cần bảo vệ thì không bị khóa, như tôi đã trình bày ở phương pháp thứ nhất. Sau đó, bạn nhấnAlt+F11, nhấn vàoSheetmà bạn muốn bảo vệ các ô đã khóa ở trong đó, rồi nhập vào trong khung soạn thảo đoạn code sau đây:
Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạnPassword:=”Secret”, hoặc nếu muốn Password là thứ gì khác, bạn sửa lại chữSecretbằng cái bạn muốn.
Nếu bạn lo rằng người ta có thể vào trong khung soạn thảo VBA để xem password, bạn có thể bảo vệ các code này (không cho xem) bằng cách chọnTools→VBAProject Properties, chọn tabProperties, chọnLock Project for Viewing, và nhập vào một password.
Tuy nhiên, phương pháp này cũng không hoạt động hoàn hảo, mặc dù nó cũng giúp bạn được phần nào việc bảo vệ các công thức. Từ khóaTargetđược sử dụng trong đoạn code sẽ chỉ để tham chiếu đến ô đang “active” ngay tại thời điểm nó được chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn một dãy, nhưng trong dãy đó, chỉ có một ô “active” mà thôi, là ô đang có màu khác với những ô còn lại). Vì lý do này, nếu một người nào đó chọn một dãy các ô (với ô “active” không bị khóa), thì người đó có thể xóa toàn bộ dãy ô này, bởi vì khi đó thì chức năng Unprotect đã được tự động bật!
Sử dụng Data-Validation là một cách dễ nhất để áp dụng một quy tắc nhập liệu cho một dãy dữ liệu. Theo mặc định, Excel chỉ cho phép Data-Validation sử dụng những danh sách nguồn nằm trong cùng một Sheet với dãy dữ liệu sẽ được áp dụng quy tắc này. Tuy nhiên, vẫn có cách để lách khỏi chuyện đó.

Chiêu này sẽ giúp bạn làm cho Data-Validation có thể sử dụng những danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác. Cách thứ nhất là lợi dụng chính việc đặt tên cho một dãy của Excel, cách thứ hai là sử dụng một hàm để gọi ra danh sách đó.

Có lẽ cách nhanh nhất và dễ nhất để vượt qua rào cản Data-Validation củaExcellà đặt tên cho dãy mà bạn sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu. Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem ở loạt bài này: Sử dụng tên cho dãy.
Giả sử bạn đã đặt tên cho dãy sẽ dùng làm quy tắc nhập liệu là MyRange. Bạn chọn ô (hoặc dãy) trong bất kỳ Sheet nào mà bạn muốn có một danh sách xổ ra để nhập liệu, rồi trong menu Data trên Ribbon, bạn chọnData Tools | Data Validation . Chọn List trong danh sách cácAllow, và trong khungSource, bạn nhập vào =MyRange. Nhấn OK. Bởi vì bạn đã sử dụng một Name để làm List, nên bạn có thể áp dụng Data-Validation này cho bất kỳ Sheet nào.
Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa dữ liệu text đại diện cho một địa chỉ ô. Và rồi bạn có thể sử dụng ô đó như môt tham chiếu cục bộ, cho dù nó tham chiếu đến dữ liệu trong một Sheet khác. Bạn có thể sử dụng tính năng này để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn sẽ dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation.
Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn này nằm ởSheet1, trong dãy$A$1:$A$8. Để tạo mộtDala-Validation, bạn cũng làm những bước như tôi đã nói ở cách 1, nhưng thay vì gõ tên này vào trongSource, thì bạn nhập vào đó công thức:=INDIRECT(“Sheet1!$A$1:$A$8”). Hãy chắc chắn rằng tùy chọnIn-cell drop-downđang được kích hoạt, và nhấnOK.
Nếu tên Sheet của bạn có chứa khoảng trắng, hoặc có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Sheet trong một cặp nháy đơn (“).
Ví dụ,giả sử tên Sheet chứa danh sách nguồn là Sheet 1 (chứ không phải Sheet1), thì bạn sửa công thức trên lại như sau: =INDIRECT(“”Sheet 1″!$A$1:$A$8”). Chỗ khác nhau so với công thức hồi nãy là có thêm một dấu nhấy đơn (“) sau ấu nháy kép (“), và một dấu nháy đơn (“) nữa trước dấu chấm than (!).
Xin mở một ngoặc đơn: Nếu như có thể được, khi gặp những tham chiếu đến tên Sheet, bạn nên tập thói quen luôn luôn bỏ nó vào trong cặp dấu nháy đơn. Điều này, tuy chẳng có tác dụng gì với những tên sheet như Sheet1, DMHH… nhưng nó sẽ giúp bạn không bao giờ gặp lỗi, khi bạn hay đặt tên Sheet có khoảng trắng, hay là có bỏ dấu tiếng Việt…
Tiện lợi của việc đặt tên cho dãy, là việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh hưởng gì đếnData-Vali ation.

Và đó chính là cái bất tiện của việc dùng INDIRECT, khi bạn đổi tên Sheet, tên mới sẽ không tự động cập nhật trong công thức dùngINDIRECT, cho nên nếu vẫn muốn dùng công thức này, bạn phải mởData-Validationra và sửa lại tênSheettrong công thức.
Tiện lợi của việc dùng INDIRECT, là dãy dùng làm danh sách nguồn của bạn luôn luôn nằm yên chỗ đã chọn (A1:A8 trong ví dụ trên chẳng hạn). Còn nếu bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa mất vài hàng (hoặc cột) ngay chỗ chứa Name, thì bạn phải điều chỉnh lại cho đúng…
Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhưng muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng giống hơn).
Conditional Formatingcó từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thoả 1 số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhưng ta có thể tuỳ biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có số thay đổi giá trị của ô khác.
Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì biến đi cho rảnh. Trước tiên bạn phải gán lênsheet1Checkboxhoặc 1Toggle Button. Trong Excel 2010, vào tabDeveloper, nhấnInsert trong Controls– chọnCheckboxhoặcToggleButtontrongControl.
Toolbox, trong Excel 2003 chọn trongview – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lênsheet1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái.