Mẫu Công Văn Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 39, Công Văn 70836/Ct

MỤC LỤC VĂN BẢN

“3. Trong thời gian từ ngày01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10, năm 2020, các Nghị định: số51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chínhphủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịchvụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

+ Tại Khoản 2 Điều 4 quy định về điềukiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:

“2. Điều kiện của tổchức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọichung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phảiđáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điệntử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chứckinh tế có sử dụng giaodịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

Đang xem: Mẫu công văn sử dụng hóa đơn điện tử

b) Có địađiểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứngyêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảoquản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủtrình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụnghóa đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phầnmềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mần kếtoán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hànghóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phầnmềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữliệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phảiđáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưutrữ dữ liệu;

– Có quytrình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệucủa hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

+ Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 quy địnhvề khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử như sau:

“1. Khởitạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, địnhdạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặccủa các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tửvà được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.

Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tửtrước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửicho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấyhoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).

Quyết định áp dụng hóa đơnđiện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:

– Tên hệ thống thiết bị (tên cácphương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điệntử.

Phương tiện điện tử là phương tiệnhoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuậtsố, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhàcung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứngdụng;

– Quy trình khởi tạo, lập, luânchuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Xem thêm: Mẫu Bảng Theo Dõi Công Nợ Bằng Excel Quản Lý Công Nợ Phải Thu Khách Hàng

– Trách nhiệm của từng bộ phận trựcthuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổchức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyểnđổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử,tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báophát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trựctiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục banhành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điệntử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóađơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luậtvà dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy);hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợpgửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơquan thuế).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉkinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửithông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng,sẽ tiếp tục sử dụng.

Trường hợp có sự thay đổi về nộidung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóađơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.

Tổ chứckhởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điệntử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạnggửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử(không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởitạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.

Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệmtrước pháp luật về tính chính xáccủa việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Công Cụ Flash Fill Trong Microsoft Excel, Nhập Dữ Liệu Bằng Fill Options Trong Excel

Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Côngty TNHH Vật liệu xây dựng Quảng An được biết./.