Hướng Dẫn Cách Scan Tài Liệu Vào Máy Tính Đơn Giản, Cách Scan Từ Máy In Sang Máy Tính

Cách scan từ máy in sang máy tính

Ở trong thời đại công nghệ hiện đại như ngày nay thì máy scan cũng như máy in chính là thiết bị không thể nào thiếu trong công việc. Khách hàng sử dụng có thể scan được nhiều loại tài liệu văn bản khác nhau như: file tài liệu, báo cáo, những tài liệu quan trọng và cần phải sao lưu hay cần phải gửi mail cho đồng nghiệp ở công ty hay cho những đối tác chúng ta có thể thực hiện đơn giản trên chiếc máy scan. Vì vậy hãy đọc thêm thông tin trong bài viết dưới đây để biết cách scan từ máy in sang máy tính nhé.

Đang xem: Cách scan tài liệu vào máy tính

1. Các cách scan tài liệu từ máy in sang máy tính dễ dàng, tiện lợi

Trong in ấn đòi hỏi cần phải có sự kết nối nhất định giữa máy in và máy tính đặc biệt là các kỹ thuật in ấn khó thì lại là điều không thể thiếu được. Hiện nay khi công nghệ đang trên đà phát triển mạnh rất nhiều nơi có thể sử dụng các dịch vụ in ấn một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Để thực hiện được các thao tác in ấn thì không phải dễ dàng gì đối với những người mới sử dụng. Một trong số những công việc liên quan đến in ấn đó chính là làm thế nào để scan tài liệu từ máy in sang máy tính một cách dễ dàng.

– Trước tiên chúng ta phải kết nối máy scan cùng với máy tính bằng dây cáp kết nối. Để những loại máy có thể hoạt động được chúng ta phải cắm chúng vào nguồn điện để đảm bảo nguồn điện phải phù hợp với các loại máy này.

– Tiếp theo chúng ta bắt đầu scan tài liệu bằng cách đặt giấy lên máy tính và điều chú ý là nó chỉ có thể scan từng mặt một thôi.

– Cuối cùng là chúng ta chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản trên máy tính là có thể hoàn thành nó rồi.

2. Cách scan tài liệu sang PDF cho vào máy tính

a. Chọn máy Scan.

– Ngày nay trên thị trường chỉ có loại máy scan khổ A4 của các nhãn hiệu Epson, Genius, HP, plustek. Tuy nhiên, vì mục đích là dùng cho công việc số hóa tài liệu nên chúng ta không cần phải quan tâm đến nhãn hiệu hoặc độ phân giải tối đa của từng loại máy scan này. Vì vậy chúng ta có thể chọn máy scan có giá thấp nhất với độ phân giải là 1200 x 2400 dpi, giá chừng 850.000 đồng. Không nên chọn loại máy có chức năng scan phim có giá thành cao.

Xem thêm: Những Bài Văn Nghị Luận Về Vấn Đề Ma Túy, Bài Viết Số 7 Lớp 8: Văn Nghị Luận

– Tiếp theo kết nối với máy tính bằng cáp USB kèm theo máy rồi cài đặt chính xác driver cho nó. Thường thì trên các đĩa CD kèm theo máy sẽ có rất nhiều chương trình để hỗ trợ scan của nhà sản xuất nhưng chúng ta chỉ cần cài driver và phần mềm hỗ trợ scan là được.

b. Cài phần mềm scan.

– Để có thể quản lý và lưu trữ hay cài đặt tài liệu, thì chúng ta nên lưu tài liệu scan được ở dạng file sách điện tử PDF thay cho file hình dạng JPG, dù kích thước file JPG nhỏ hơn khoảng 10% đối với file PDF. Nếu mà phần mềm hỗ trợ scan của nhà sản xuất có chức năng scan tạo file PDF thì chúng ta không cần phải cài thêm những phần mềm hỗ trợ scan khác nữa.

– Còn nếu thấy phần mềm đó khó dùng và chức năng scan tạo PDF không tối ưu hay không có chức năng scan tạo file PDF thì chúng ta hãy cài đặt thêm phần mềm Softi Scan to PDF. Bên cạnh đó nếu muốn quản lý tài liệu thì có thể cài đặt thêm phần mềm DocPro.

c. Số hóa tài liệu.

– Cách tạo file PDF: Chúng ta chạy phần mềm Softi Scan to PDF => nhấn chọn chuẩn Scan trong ô Select Scanner => chọn 200 ở ô DPI => chọn Color ngay sau ô DPI => rồi đánh dấu chọn trước hàng chữ Show Scanner Dialog => tiếp theo nhấn nút Scan => nhấn nút Preview, quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu scan => bấm nút Scan => cuối cùng chúng ta bấm nút để xoay tài liệu về hướng thẳng đứng, thực hiện scan trang tài liệu tiếp theo hay cùng chủ đề, cũng có thể nhấn nút Save PDF để lưu file mà chúng ta muốn lưu.

Xem thêm: Xuất Tiếng Việt Trong Vba Excel, Unicode Tiếng Việt Trong Vba Excel

– Cách tạo file văn bản: Khi văn bản là tiếng anh, chúng ta cài và chạy phần mềm FreeOCR.net, sau đó nhấn nút Open để mở file tài liệu đã scan và lưu dưới dạng file hình => bấm nút ORC. Nội dung của văn bản, tài liệu sẽ hiện ra ở khung bên trái, chúng ta có thể lưu thành file text hay copy vào những chương trình khác nhau. Xong rồi thì bấm nút Clear Text Windows để xóa nội dung và bắt đầu lại cho văn bản khác mà chúng ta muốn tạo.