Phương Pháp Xây Dựng Quy Trình, Hướng Dẫn Xây Dựng Quy Trình Tinh Gọn

Một doanh nghiệp muốn cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng và đứng vững trên thị trường cần có bộ máy hoạt động vững chắc với quy trình làm việc khoa học. Từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp phải có sự gắn kết, liên hệ mật thiết với nhau nhằm tạo nên sự đoàn kết và thúc đẩy quá trình phát triển của cả tập thể. Việc xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban sẽ giúp tăng hiệu suất công việc và tăng sức mạnh nội lực cho các doanh nghiệp.

Dưới đây là 11 phương pháp gắn kết quy trình là việc liên phòng ban mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết:

Mục lục nội dung:

1. Tạo ra hoàn cảnh chung, mục tiêu chung

Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Các thành viên trong cùng một nhóm khó có thể tiếp cận cũng như làm việc chung với nhau nếu họ không thực sự hiểu về công việc cũng như mục tiêu công việc. Nhà quản lý cần cung cấp cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung công việc thông qua một cuộc họp hoặc thảo luận nhóm giữa các bộ phận trước khi bắt đầu dự án. Điều này cũng giúp tăng tính đoàn kết, giúp các nhân viên, các phòng ban có sự liên kết và thấu hiểu. Một trong những cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng chính là tạo nên vòng phản hồi cho nhân viên.

2. Tăng cường sự cảm thông trong công việc

Các phòng ban trong doanh nghiệp cần tạo sự liên kết và thấu hiểu lẫn nhau nhằm hỗ trợ việc hợp tác trở nên suôn sẻ và cho hiệu quả tốt nhất. Các bộ phận cần hiểu cơ bản về công việc của các phòng ban khác nhằm tăng tính tương tác, giúp tăng hiệu suất công việc. Nhân viên của bộ phận này cần hiểu được các khó khăn và thách thức mà đồng nghiệp của mình tại các phòng ban khác đang phải gánh vác. Việc điều chỉnh và thực hiện nền văn hóa doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng và liên kết giữa đồng nghiệp và các phòng ban với nhau.

3. Giao tiếp bằng ngôn ngữ thông thường – cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban hiệu quả

Thông thường tại các phòng ban hoặc bộ phận riêng thường áp dụng ngôn ngữ chuyên ngành riêng nhằm thuận tiện trong việc trao đổi công việc. Tuy nhiên khi giao tiếp chung giữa các phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp cần sử dụng ngôn ngữ chung mà tất cả mọi người đều có thể hiểu. Việc áp dụng các thuật ngữ chuyên môn thường dùng khi giao tiếp với các thành viên trong nhóm sẽ khiến các nhóm khác cảm thấy khó hiểu và khó chịu. Không những thế việc sử dụng thuật ngữ riêng còn có thể gây ra các sai lầm khi xử lý công việc.

4. Tham gia vào các quy trình của các phòng ban khác

Một trong những nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc chính là tăng cường tính tương tác và liên kết giữa các phòng ban. Đối với các dự án lớn các doanh nghiệp cần đến sự hợp tác của nhiều bộ phận cùng một lúc. Để mang đến hiệu quả và năng suất công việc tốt nhất các phòng ban cần tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Nhà quản lý cần tổ chức các cuộc thảo thuận, cuộc họp để các nhóm trong doanh nghiệp có thể trao đổi công việc với nhau. Việc xây dựng quy trình làm việc khoa học và hợp lý giữa các phòng ban sẽ tránh việc đỗ lỗ và đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.

5. Chia sẻ thông tin nhanh chóng, cập nhật giữa các phòng ban

Chia sẻ thông tin nhanh chóng, cập nhật xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

6. Tạo sự liên kết giữa lãnh đạo các phòng ban

Mối quan hệ giữa các trưởng bộ phận, người lãnh đạo của các nhóm với nhau ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ cộng tác của các thành viên trong nhóm. Chính vì vậy các trưởng nhóm, trưởng bộ phận cần hình thành văn hóa trong đội ngũ lãnh đạo. Với tư cách là người quản lý dự án, trưởng nhóm cần hình thành văn hóa hợp tác bằng cách xây dựng mối quan hệ với trưởng nhóm tại các bộ phận khác. Điều này sẽ làm tăng sự liên kết cũng như tinh thần tập thể, sức mạnh đoàn kết của đội ngũ nhân sự.

Xem thêm: Công Thức Tính Hệ Số Lương Trong Excel !, Kế Toán Tiền Lương Sử Dụng Hàm Vlookup

7. Ăn mừng sau mỗi dự án

Ăn mừng sau mỗi dự án là cơ hội để các phòng ban cùng chia sẻ niềm vui

Việc ăn mừng chiến thắng và tán dương vai trò của nhân sự trong thành công của dự án hoặc một dấu mốc quan trọng của doanh nghiệp mang đến lợi ích to lớn. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng lòng tự tin, sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa các phòng ban khác nhau. Việc đặt ra các mục tiêu và ăn mừng sau khi vượt qua được cột mốc đấy sẽ tạo và duy trì động lực để nhân viên phá vỡ các rào cản và hăng say làm việc. Lễ kỷ niệm không cần quá lớn, trưởng bộ phận có thể mời ăn trưa hoặc tổ chức một buổi ăn uống vào cuối tuần.

8. Khuyến khích phản hồi

Với vai trò là người quản lý lãnh đạo cần xây dựng một môi trường làm việc mà các thành viên trong nhóm có thể nói lên ý kiến và cảm nghĩ của mình. Trưởng nhóm cần khuyến khích nhân viên của mình đưa ra các nhận xét, sáng kiến nhằm tăng hiệu quả làm việc. Đây là một trong những các bước cải tiến quy trình làm việc được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng trong những năm gần đây. Việc nêu cao tinh thần phê bình, tự phê bình cũng được nhiều doanh nghiệp hưởng ứng.

9. Nuôi dưỡng niềm tin

Chìa khóa quan trọng nhất để xây dựng nên niềm tin chính là tính nhất quán

Muốn hợp tác lâu dài và mang đến hiệu quả tốt nhất việc tạo dựng và nuôi dưỡng niềm tin giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Niềm tin chính là nền tảng đầu tiên để các bộ phận hoạt động và phát triển, mang đến năng suất trong công việc. Sự tin tưởng cần xuất phát từ tính minh bạch, chính trực, công bằng và đạo đức, năng lực của các thành viên trong nhóm. Chìa khóa quan trọng nhất để xây dựng nên niềm tin chính là tính nhất quán, các thành viên trong nhóm cần hiểu được rằng chỉ có hợp tác và cùng nhau nỗ lực mới có thể mang đến thành công.

10. Tạo dựng môi trường làm việc thoải mái

Một trong những phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý chính là tạo dựng môi trường làm việc thoải mái. Tâm lý ảnh hưởng rất nhiều đến sức sáng tạo cũng như hiệu suất làm việc nhất là với nhân viên văn phòng và người hoạt động trí não. Tâm lý thoải mái giúp thúc đẩy hiệu quả làm việc, tăng tính đoàn kết và cởi mở giữa các nhân viên, từ đó tăng hiệu quả và năng suất công việc.

11. Tăng cường liên kết qua các hoạt động ngoại khóa

Thông thường các nhân viên từ các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp thường chỉ giao tiếp và tương tác với nhau tại các cuộc họp hoặc dự án lớn. Điều này sẽ khiến mối quan hệ giữa các phòng ban trở nên cứng nhắc và xa cách. Nhà quản lý cần cung cấp môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng thông qua việc kết nối giữa các bộ phận với nhau. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi dã ngoại, hoạt động thiện nguyện hoặc team building nhằm tăng cường tương tác giữa các bộ phận.

Xem thêm: 【1】 Khóa Học Bán Hàng Online Shark Hưng Quan Niệm: Kinh Doanh Online

Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban thông qua các phương pháp hợp tác, liên kết mở giúp tăng tính đoàn kết và sức mạnh nhân sự của các doanh nghiệp. Quy trình này cũng giúp tăng hiệu quả xử lý, giải quyết công việc, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.