Top 5 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Bằng Excel Cực Đơn Giản & Hiệu Quả

Bảng theo dõi công việc bằng excel là nơi bạn sẽ ghi chú lại tất cả những công việc thực hiện trong suốt khoảng thời gian làm một dự án nào đó để giúp bạn dễ quan sát được tổng thể quá trình làm việc cũng như theo kịp tiến độ kế hoạch như đã đề ra ban đầu. Ngoài ra, bảng theo dõi còn giúp người dùng có thể can thiệp bổ sung kịp thời, hợp lý.

Đang xem: Phần mềm quản lý công việc bằng excel

Các bước để tạo một bảng theo dõi công việc bằng excel

Bước 1: Trước tiên, bạn cần nhập các thông tin cần thiết về công việc, ví dụ như: STT, Tên đầu công việc, Tiến độ hoàn thành, Nhân sự, Ghi chú,… Sau khi nhập xong, bạn bôi đen các tiêu đề vừa nhập rồi nhấp chuột phải, cuối cùng chọn Format Cells.

​

Bước 2: Hộp thoại mới hiện lên, bạn chọn Fill -> Fill Effects. Tại đây phần Color 1 sẽ chọn một màu nhạt còn Color 2 sẽ chọn màu đậm hơn. Ở dưới phần Variants chọn một ô màu thích hợp và nhấp OK. Tiếp sau đó bạn bôi đen các tiêu đề để tô đậm, căn giữa, chỉnh màu chữ sao cho phù hợp.

​

Bước 3: Bôi đen vùng dữ liệu để nhập thông tin công việc, sau đó bôi đen rồi nhấp chuột phải, cuối cùng chọn Format Cells.

Bước 4: Hộp thoại Format Cells hiện lên rồi chọn Border. Ở phần Color bạn có thể lựa chọn màu tương tự như màu thanh tiêu đề. Ở phần Style sẽ lựa chọn đường biên, lingocard.vn khuyên bạn nên chọn 3 loại khác nhau và dùng 1 loại để căn viền ngoài, 1 loại căn dọc, 1 loại căn ngang, tiếp đó bạn nhấp OK.

Bước 5: Vào thẻ View để bỏ chọn Gridlines, lúc đó các ô bên ngoài vùng dữ liệu công việc sẽ biến mất.

Bước 6: Ở phần “Tiến độ”, nếu muốn làm danh sách trỏ xuống bạn phải bôi đen toàn bộ phần này rồi vào thẻ Data, chọn Data Validation. Hộp thoại mới hiện lên, tại phần Allow bạn chọn List, trong phần Source sẽ cập nhật 3 trạng thái công việc bao gồm: Hoàn thành, Đang thực hiện, Quá hạn rồi bạn ấn OK.

Xem thêm: Bài 2: Đại Cương Về Bất Phương Trình Lớp 10 Nâng Cao, Giáo Án Đại Số 10 Nâng Cao

Bước 7: Tại bước này, bạn bôi đen vùng dữ liệu, vào thẻ Home rồi chọn Conditional Formatting New Rule để tô màu cho vùng dữ liệu. Ngay ở đó bạn sẽ thấy hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, chọn Use A Formula To Determine Which Cells To Format. Tại ô Input bên dưới bạn nhập “=MOD(ROW(),2)=0”, có nghĩa là cứ cách 1 dòng sẽ áp dụng định dạng do mình chuẩn bị thực hiện. Khi đã xong bạn nhấp Format.

Bước 8: Tại hộp thoại mới, các bạn chọn Fill, ở phần Background Color chọn màu tuỳ ý, thực hiện xong ấn OK.

Sau khi hoàn thành đủ 8 bước ở trên thì giao diện cũng đã hoàn thành ở mức cơ bản. Tuy vậy để phân biệt dễ dàng hơn với những công việc có tiến độ khác nhau thì ta sẽ chọn màu cho từng tiến độ (Ví dụ: Hoàn thành là màu xanh lá, Đang thực hiện là màu vàng còn Quá hạn sẽ là màu đỏ).

Bước 9: Bôi đen vùng dữ liệu, tại thẻ Home chọn Conditional Formatting New Rule. Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, bạn chọn Use A Formula To Determine Which Cells To Format. Tại ô Input bên dưới, bạn nhập dấu “=”, chọn ô D6, ấn nút F4 2 lần, khi đó dấu “$” nằm trước chữ D thì các cột khác như B6, C6, E6 cũng sẽ được định dạng như cột D. Tiếp đó bạn nhập “=” Hoàn Thành”” rồi nhấn Format. Ở hộp thoại mới hiện lên, bạn chọn Font, phần Color chọn màu tuỳ ý, Thực hiện xong nhấp OK.

Lưu ý: Tại hộp thoại New Formatting Rule cũng chọn ô D6, ở ô input ghi tiến độ công việc cho phù hợp. Sau khi hoàn thành ta sẽ được kết quả như sau.

Lập bảng theo dõi công việc bằng excel có hữu ích hay không?

Như các bạn biết đấy, mỗi lần lập kế hoạch bạn cần phải đưa ra được các công việc cần thực hiện, thời gian như thế nào, nhân sự gồm có ai, cũng như công việc đang chờ xử lý, thông tin chi tiết về người thực hiện và đánh giá nếu có. Hơn nữa, khi người quản lý hoặc đối tác nhìn vào bảng cũng sẽ dễ nắm bắt được tình hình công việc diễn ra như nào.

Xem thêm: Luận Văn Tốt Nghiệp Sư Phạm Tiểu Học, Kho Luận Án Tiến Sĩ

Mẫu theo dõi công việc bằng excel thường được liệt kê các đầu công việc cần làm, người thực hiện nó, thời gian thực hiện cho từng đầu công việc và kết quả đạt được bao nhiêu % khi kết thúc dự án. Dựa vào đây bạn có thể xếp loại, đánh giá nhân sự trong quá trình làm việc dễ hơn.

Lời kết

Trên đây lingocard.vn đã giới thiệu những thông tin cơ bản và đầy đủ nhất cho bạn nào chưa biết lập bảng theo dõi công việc bằng excel. Nếu bạn có thắc mắc gì hãy comment ngay xuống đây để được giải đáp nhanh nhất nhé!