Mẫu Thể Thức Văn Bản Của Đảng Năm 2017, Quy Định Số 66

MỤC LỤC VĂN BẢN

HƯỚNGDẪN

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦAĐẢNG

I- HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Văn bản này hướng dẫnvề thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.

Đang xem: Mẫu thể thức văn bản của đảng năm 2017

Văn bản chuyên ngành,văn bản khi in thành sách và các ấn phẩm khác không thuộc phạm vi điều chỉnhcủa Hướng dẫn này.

2. Đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụngđối với các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở.

Hệ thống các trườngchính trị, các cơ quan, tổ chức hoạt động theo Luật Doanh nghiệp không thuộcđối tượng áp dụng văn bản này.

3. Yêu cầu

Văn bản chính thứccủa cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải thống nhất thể thức và kỹ thuật trìnhbày để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn.

4. Trách nhiệm củacác cá nhân

– Người ký văn bản làngười chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

– Chánh văn phònghoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng có trách nhiệm thẩm định thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản.

– Cán bộ, nhân viênđược giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện đúng hướng dẫn về thể thứcvà kỹ thuật trình bày văn bản.

– Cán bộ, nhân viênlàm nhiệm vụ văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản trước khi trình ký, phát hành.

II- HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

1.Các thành phần thể thức bắt buộc

1.1.Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”

1.1.1. Thể thức

Tiêu đề “ĐảngCộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng.

1.1.2. Kỹ thuật trìnhbày

Tiêu đề trình bàytrang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địadanh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền, có độ dàibằng độ dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1).

Ví dụ:

ĐẢNGCỘNG SẢN VIỆT NAM

1.2.Tên cơ quan ban hành văn bản

1.2.1. Thể thức

Tên cơ quan ban hànhvăn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản. Ghi chính xác, đầy đủtên cơ quan ban hành văn bản theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc văn bản thànhlập của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng có thẩm quyền.

a) Văn bản của đạihội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng cấp đó; ghirõ đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy, trường hợpkhông xác định được lần thứ mấy thì ghi thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản củađoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ghitên cơ quan ban hành văn bản là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tưcách đại biểu, ban kiểm phiếu và tên cơ quan cấp trên là đại hội đảng cấp đó.

– Văn bản của đại hộiđảng toàn quốc.

Ví dụ 1: Văn bản củađại hội

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC LẦN THỨ…ĐOÀN CHỦ TỊCH*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ TỈNH THÁI BÌNH LẦN THỨ…*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ KHỐI CÁC CƠ QUAN TRUNG ƯƠNGLẦN THỨ…ĐOÀN THƯ KÝ*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ HUYỆN CHÂU THÀNH LẦN THỨ…*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ HUYỆN CÔN ĐẢO LẦN THỨ…BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU*

ĐẠIHỘI ĐẠI BIỂUĐẢNG BỘ XÃ THIỆU GIANG LẦN THỨ…*

ĐẠIHỘIĐẢNG BỘ CỤC LƯU TRỮ NHIỆM KỲ…BAN KIỂM PHIẾU*

ĐẠIHỘICHI BỘ THÔN ĐẠI ĐỒNG NHIỆM KỲ…*

ĐẠIHỘICHI BỘ PHÒNG TÀI CHÍNH NHIỆM KỲ…BAN KIỂM PHIẾU*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG*

TỈNHUỶ ĐỒNG THÁP*

ĐẢNGUỶ CÔNG AN TRUNG ƯƠNG*

ĐẢNGBỘ TỈNH HÀ GIANGHUYỆN UỶ ĐỒNG VĂN*

ĐẢNGBỘ TỈNH CÀ MAUĐẢNG UỶ KHỐI DOANH NGHIỆP*

ĐẢNGBỘ HUYỆN THANH CHƯƠNGĐẢNG UỶ XÃ THANH HÀ*

ĐẢNGBỘ XÃ LỘC THUỶĐẢNG UỶ THÔN TUY LỘC*

ĐẢNGBỘ SỞ Y TẾĐẢNG UỶ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH*

ĐẢNGBỘ XÃ TIÊN PHONGCHI BỘ XÓM ĐỊNH THÀNH*

ĐẢNGBỘ CỤC QUẢN TRỊ T.78CHI BỘ PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGBAN TỔ CHỨC*

TỈNHUỶ KIÊN GIANGVĂN PHÒNG*

HUYỆNUỶ TRÙNG KHÁNHBAN DÂN VẬN*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGĐẢNG ĐOÀN QUỐC HỘI*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGBAN CÁN SỰ ĐẢNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ*

TỈNHUỶ ĐIỆN BIÊNĐẢNG ĐOÀN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN*

THÀNHUỶ CẦN THƠBAN CÁN SỰ ĐẢNG UỶ BAN NHÂN DÂN*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGBAN CHỈ ĐẠO CẢI CÁCH TƯ PHÁP*

BANCHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGHỘI ĐỒNG LÝ LUẬN*

TỈNHUỶ ĐỒNG NAIBAN CHỈ ĐẠO CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH*

TỈNHUỶ TUYÊN QUANGTIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ XV*

HUYỆNUỶ PHONG ĐIỀNBAN CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ*

HUYỆNUỶ ĐỊNH HOÁHỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU*

BANTUYÊN GIÁO TRUNG ƯƠNGVỤ LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ*

VĂNPHÒNG TỈNH UỶPHÒNG TỔNG HỢP*

BANTỔ CHỨC TỈNH UỶ – SỞ NỘI VỤ*

1.3.Số và ký hiệu văn bản

1.3.1. Thể thức

a) Số văn bản là sốthứ tự của văn bản được đăng ký, quản lý tại văn thư cơ quan. Cụ thể:

– Số văn bản của đạihội đảng các cấp ghi liên tục từ số 01 chung cho tất cả các tên loại văn bản củađại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểmphiếu kể từ ngày khai mạc đại hội (tính từ khi bắt đầu phiên trù bị) đến hếtngày bế mạc đại hội.

– Số văn bản của cấpuỷ, cơ quan, tổ chức đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ (gồm: cơ quantham mưu, giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, ban chỉ đạo, tiểu ban, hộiđồng…), các đơn vị được lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấpghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ cấp uỷ.

Nhiệm kỳ cấp uỷ đượctính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đạihội lần kế tiếp. Trường hợp hội nghị cấp uỷ lần thứ nhất diễn ra trong thờigian đại hội thì nhiệm kỳ cấp uỷ mới được tính từ ngày khai mạc hội nghị cấp uỷlần thứ nhất.

– Số văn bản của liêncơ quan ban hành ghi liên tục với số văn bản cùng tên loại của cơ quan, tổ chứcchủ trì.

– Số văn bản mật ghiliên tục với số văn bản không mật cùng tên loại văn bản.

b) Ký hiệu văn bảngồm nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.

– Ký hiệu tên loạivăn bản là chữ cái đầu các âm tiết của tên loại văn bản, như: NQ (nghị quyết),CT (chỉ thị), KL (kết luận), QC (quy chế), BC (báo cáo)…

Ký hiệu một số tênloại văn bản thống nhất như sau:

Quyết định: QĐ

Quy định: QĐi

Chỉ thị: CT

Chương trình: CTr

Thông tri: TT

Tờ trình: TTr

– Ký hiệu tên cơ quanban hành văn bản là những chữ cái đầu các âm tiết của tên cơ quan ban hành vănbản.

+ Ký hiệu tên cơ quanban hành văn bản của đại hội đảng các cấp (gồm: đại hội, đoàn chủ tịch, đoànthư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu) ghi chung chữ viết tắtlà “ĐH”.

Ví dụ 1: Báo cáo củađại hội

Số16-BC/ĐH

Ví dụ 2: Biên bản củaban kiểm phiếu

Số18-BB/ĐH

+ Ký hiệu tên cơ quanban hành văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghi chữ viết tắt têncấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đó.

Ví dụ 1: Quyết địnhcủa Ban Kinh tế Trung ương

Số246-QĐ/BKTTW

Ví dụ 2: Hướng dẫncủa tỉnh uỷ

Số15-HD/TU

Ví dụ 3: Công văn củaban tổ chức tỉnh uỷ

Số357-CV/BTCTU

Ví dụ 4: Báo cáo củahuyện uỷ

Số76-BC/HU

+ Ký hiệu tên cơ quanban hành văn bản của liên cơ quan ban hành ghi chữ viết tắt tên các cơ quan, tổchức ban hành văn bản.

Ví dụ: Quy chế củaliên cơ quan ban tổ chức tỉnh uỷ và ban dân vận tỉnh uỷ

Số05-QC/BTCTU-BDVTU

Ký hiệu một số tên cơquan ban hành văn bản thống nhất như sau:

* Các đảng uỷ và chibộ

Đảng uỷ quân sự:ĐUQS; riêng Quân uỷ Trung ương: QUTW

Đảng uỷ công an: ĐUCA

Đảng uỷ biên phòng:ĐUBP

Đảng uỷ khối: ĐUK

Các đảng uỷ khác: ĐU

Chi bộ: CB

* Các cơ quan thammưu, giúp việc

Uỷ ban Kiểm tra Trungương: UBKTTW

Ban tổ chức tỉnh uỷ:BTCTU

Ban tuyên giáo huyệnuỷ: BTGHU

* Đảng đoàn: ĐĐ

* Ban cán sự đảng:BCSĐ

* Ban chỉ đạo: BCĐ

* Tiểu ban: TB

* Hội đồng: HĐ

1.3.2. Kỹ thuật trìnhbày

Số văn bản viết bằngchữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số 0 phía trước; giữa số và kýhiệu có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắttên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của liêncơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

Số và ký hiệu văn bảntrình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).

1.4.Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1.4.1. Thể thức

a) Địa danh ban hànhvăn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương; tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn) nơi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng đặttrụ sở.

– Văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng cấp Trung ương ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương.

Ví dụ 1: Văn bản củaBan Đối ngoại Trung ương (trụ sở tại thành phố Hà Nội)

HàNội,

Ví dụ 2: Văn bản củaCục Quản trị T.26 thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (trụ sở tại thành phố ĐàNẵng)

ĐàNẵng,

– Văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng cấp tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên tỉnh, thànhphố trực thuộc Trung ương.

Ví dụ 1: Văn bản củaTỉnh uỷ Quảng Trị

QuảngTrị,

Ví dụ 2: Văn bản củaBan cán sự đảng Uỷ ban nhân dân tỉnh An Giang

AnGiang,

– Văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng cấp huyện ghi địa danh ban hành văn bản là tên huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Ví dụ 1: Văn bản củaHuyện uỷ Lâm Hà (tỉnh Lâm Đồng)

LâmHà,

Ví dụ 2: Văn bản củaBan Dân vận Huyện uỷ Tuần Giáo (tỉnh Điện Biên)

TuầnGiáo,

– Văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng cấp cơ sở ở xã, phường, thị trấn ghi địa danh ban hànhvăn bản là tên xã, phường, thị trấn.

Ví dụ 1: Văn bản củaĐảng uỷ xã Nhân Thắng (huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh)

NhânThắng,

Ví dụ 2: Văn bản củaChi bộ thôn Triều Khúc (xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội)

TânTriều,

– Văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng được lập ở các cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sựnghiệp, tổ chức kinh tế… ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hànhvăn bản của cơ quan công tác, đơn vị hành chính, sự nghiệp, tổ chức kinh tế…

– Văn bản của liên cơquan ban hành ghi địa danh ban hành văn bản theo địa danh ban hành văn bản củacơ quan, tổ chức chủ trì.

– Ghi thêm cấp hànhchính trước địa danh ban hành văn bản trong các trường hợp sau đây:

+ Địa danh mang tênngười, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự.

Ví dụ 1: Địa danhhành chính mang tên người

QuậnHai Bà Trưng; Phường Lê Đại Hành…

Ví dụ 2: Địa danhhành chính một âm tiết

Thànhphố Huế; Phường Bưởi…

Ví dụ 3: Địa danhhành chính theo số thứ tự

Phường7; Quận 1…

+ Địa danh có tênriêng của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trùng với tên riêng củatỉnh; tên riêng của xã, phường, thị trấn thuộc huyện trùng với tên riêng của huyện…

Ví dụ 1: Văn bản củacấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thành phố Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình

Thànhphố Hoà Bình,

Ví dụ 2: Văn bản củacấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng Thị trấn Chợ Mới, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn

Thịtrấn Chợ Mới,

b) Ngày, tháng, nămban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký banhành.

1.4.2. Kỹ thuật trìnhbày

Ngày dưới 10 và thángdưới 3 phải thêm số 0 ở trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địadanh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,).

Ví dụ:

HàNội, ngày 03 tháng 02 năm 2018

Cấp hành chính trướcđịa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt là TP (thành phố), TX (thịxã), TT (thị trấn)…

Ví dụ:

TP.Hồ Chí Minh; Q. Lê Chân…

Địa danh và ngày,tháng, năm ban hành văn bản trình bày dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1).

1.5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

1.5.1. Thể thức

– Tên loại văn bản làtên của từng loại văn bản. Các văn bản ban hành đều ghi tên loại văn bản, trừcông văn. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh nội dung chủ yếu của văn bản.

Ví dụ:

BÁOCÁOkết quả đại hội chi bộ nhiệm kỳ 2017 – 2020—–

– Cùng một tên loạivăn bản mà cấp uỷ hoặc ban thường vụ cấp uỷ ban hành có thể ghi tên tác giảtrong trích yếu nội dung văn bản.

Ví dụ:

KẾTLUẬNCỦA BAN THƯỜNG VỤ HUYỆN UỶvề công tác cán bộ—–

– Riêng báo cáo chínhtrị do cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp ghi tên loại và tríchyếu nội dung văn bản như sau:

+ Trường hợp báo cáochính trị có chủ đề

Ví dụ:

…(NỘIDUNG CHỦ ĐỀ)…(báo cáo của… khoá… trình đại hội… lần thứ…)—–

+ Trường hợp báo cáochính trị không có chủ đề

Ví dụ:

BÁOCÁO…(trích yếu nội dung)…(báo cáo của… nhiệm kỳ… trình đại hội… nhiệm kỳ…)—–

1.5.2. Kỹ thuật trìnhbày

Tên loại văn bảntrình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày dưới tên loạivăn bản; phía dưới trích yếu nội dung văn bản có năm (5) dấu gạch nối (-) ngăncách với nội dung văn bản.

Tên loại và trích yếunội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).

Riêng trích yếu nộidung văn bản của tên loại công văn trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số5b, Phụ lục 1).

Ví dụ:

Số268-CV/VPTUChuẩnbị hội nghị trực tuyếnquán triệt Nghị quyết Trung ương 6 khoá XII

1.6.Nội dung văn bản

1.6.1. Thể thức

Nội dung văn bản làthành phần thể thức chủ yếu của văn bản. Nội dung văn bản phải bảo đảm các yêucầu sau đây:

– Đúng chủ trương,đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

– Phù hợp với tênloại văn bản; diễn đạt phổ thông, chính xác, rõ ràng, dễ hiểu.

– Chỉ viết tắt nhữngtừ, cụm từ thông dụng. Có thể viết tắt những từ, cụm từ sử dụng nhiều lần trongvăn bản, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải đặt trong dấu ngoặcđơn ngay sau từ, cụm từ đó.

– Khi viện dẫn cần ghiđầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành vănbản, tên cơ quan ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản; các lần việndẫn tiếp theo chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

– Giải thích rõ cácthuật ngữ chuyên môn sử dụng trong văn bản.

– Tuỳ theo nội dung,văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm… cho phù hợp.

1.6.2. Kỹ thuật trìnhbày

Thông thường nội dungbản văn được dàn đều cả hai lề; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cáchgiữa các dòng (Line spacing) tối thiểu là 18pt (Exactly); kết thúc nội dung vănbản có dấu chấm (.).

Những văn bản có phầncăn cứ ban hành, mỗi căn cứ trình bày một dòng riêng, cuối dòng có dấu chấmphẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu phẩy (,).

Những văn bản được bốcục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:

+ Phần, chương: Cáctừ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương trình bàymột dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặcghi bằng chữ; tên phần, chương (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Phần”,”Chương”.

+ Mục: Từ “Mục”và số thứ tự của mục trình bày một dòng riêng, chính giữa; số thứ tự của mụcdùng chữ số Ả-rập; tên mục (nếu có) trình bày ngay dưới từ “Mục”.

+ Điều: Từ “Điều”,số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng; số thứtự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).

+ Khoản: Số thứ tựcủa khoản ghi bằng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự của khoản có dấu chấm (.), tiếpđến tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.

+ Điểm: Thứ tự các điểmđược ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c…, sau chữ cái có dấungoặc đơn đóng và nội dung của điểm.

Nội dung văn bảntrình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).

1.7.Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1.7.1. Thể thức

– Quyền hạn ký vănbản của mỗi cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng phải được quy định bằng văn bản.

Đối với văn bản củađại hội đảng (đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đạibiểu, ban kiểm phiếu), cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng, hộiđồng các cấp: Đề ký là thay mặt (ký hiệu là T/M).

Đối với văn bản củacác cơ quan tham mưu, giúp việc, ban chỉ đạo, tiểu ban…, các đơn vị đượcthành lập theo quyết định của cơ quan, tổ chức đảng các cấp: Cấp trưởng ký đềký trực tiếp, khi cấp phó ký đề ký là ký thay (ký hiệu là K/T).

Đối với văn bản đượcban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng các cấp uỷ quyền: Đềký là thừa lệnh (ký hiệu là T/L).

– Chức vụ của ngườiký văn bản là chức vụ chính thức của người có thẩm quyền ký văn bản của cấp uỷ,cơ quan, tổ chức đảng.

Ghi đúng chức vụ đượcbầu, bổ nhiệm hoặc phân công của người ký văn bản; không ghi tên cấp uỷ, cơquan, tổ chức đảng kèm theo chức vụ của người ký văn bản (như phó bí thư tỉnhuỷ, trưởng ban tổ chức, chủ nhiệm uỷ ban kiểm tra…), trừ văn bản của ban chỉđạo, tiểu ban, hội đồng… (trường hợp ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… không cócon dấu riêng) và văn bản của liên cơ quan ban hành.

Xem thêm: Hồ Sơ Thiết Kế Nhà Chữ L Diện Tích 100M2 Chi Phí 850 Triệu Đẹp

Văn bản của đại hội,đoàn chủ tịch do đoàn chủ tịch phân công người ký; văn bản của đoàn thư ký dotrưởng đoàn thư ký ký; văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu do trưởng banthẩm tra tư cách đại biểu ký; văn bản của ban kiểm phiếu do trưởng ban kiểmphiếu ký. Việc ký văn bản của đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tratư cách đại biểu và ban kiểm phiếu thực hiện theo quy chế đại hội.

Khi thay mặt cấp uỷ,uỷ ban kiểm tra, ban cán sự đảng, đảng đoàn, hội đồng các cấp ký văn bản, chỉghi chức vụ người ký văn bản đối với các đồng chí là bí thư, phó bí thư, chủnhiệm, phó chủ nhiệm, chủ tịch, phó chủ tịch; không ghi chức vụ người ký vănbản là uỷ viên.

– Họ tên của người kývăn bản là họ tên đầy đủ của người ký văn bản; không ghi học hàm, học vị, quânhàm, danh hiệu… trước họ tên của người ký văn bản.

– Chữ ký thể hiệntrách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản của cấp uỷ, cơ quan, tổchức đảng; không ký nháy, ký tắt vào văn bản ban hành chính thức.

Quyền hạn, chức vụ,họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền cụ thể như sau:

a) Đối với văn bảncủa đại hội đảng các cấp

– Trường hợp đại hộicó con dấu riêng.

Ví dụ 1: Văn bản củađại hội, đoàn chủ tịch

T/MĐOÀN CHỦ TỊCH(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản củađoàn thư ký

T/MĐOÀN THƯ KÝ TRƯỞNGĐOÀN (chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 3: Văn bản củaban thẩm tra tư cách đại biểu

T/MBAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂUTRƯỞNG BAN (chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 4: Văn bản củaban kiểm phiếu

T/MBAN KIỂM PHIẾUTRƯỞNG BAN (chữ ký)Họ và tên

– Trường hợp đại hộikhông có con dấu riêng, sau đại hội, lãnh đạo văn phòng cấp uỷ thừa lệnh banthường vụ cấp uỷ nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt đoàn chủ tịch,trưởng đoàn thư ký, trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu, trưởng ban kiểm phiếuký văn bản hoặc người chịu trách nhiệm chính.

Ví dụ 1: Xác nhận chữký của người thay mặt đoàn chủ tịch

T/MĐOÀN CHỦ TỊCH(chữ ký)Họ và tênXác nhận chữ ký của đồng chí…T/L BAN THƯỜNG VỤCHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Xác nhận chữký của người thay mặt đoàn chủ tịch đối với biên bản diễn biến đại hội

Xácnhận chữ ký của đồng chí…T/L BAN THƯỜNG VỤCHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 3: Xác nhận chữký của đồng chí trưởng đoàn thư ký đối với biên bản thảo luận tại hội trường,biên bản thảo luận tại đoàn

Xácnhận chữ ký của đồng chí…T/L BAN THƯỜNG VỤCHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký)Họ và tên

Riêng nghị quyết đạihội do đồng chí bí thư hoặc phó bí thư cấp uỷ (nếu đồng chí bí thư đã thay mặtđoàn chủ tịch ký) xác nhận.

Ví dụ:

T/MĐOÀN CHỦ TỊCH(chữ ký)Họ và tênXác nhận chữ ký của đồng chí…T/M TỈNH UỶ (hoặc THÀNH UỶ, ĐẢNG UỶ)BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

b) Đối với văn bảncủa cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp

– Văn bản của cấp uỷtừ Trung ương đến cơ sở.

+ Văn bản của BanChấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Ví dụ 1: Văn bản củaBan Chấp hành Trung ương

T/MBAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNGTỔNG BÍ THƯ(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản củaBộ Chính trị

T/MBỘ CHÍNH TRỊ(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 3: Văn bản củaBan Bí thư

T/MBAN BÍ THƯ(chữ ký)Họ và tên

+ Văn bản của tỉnhuỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và ban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ,đảng uỷ trực thuộc Trung ương.

Ví dụ 1: Văn bản củatỉnh uỷ

T/MTỈNH UỶBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản củaban thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ

T/MBAN THƯỜNG VỤBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

+ Văn bản của huyệnuỷ, quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ và ban thường vụ huyện uỷ,quận uỷ, đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ.

Ví dụ 1: Văn bản củahuyện uỷ

T/MHUYỆN UỶBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản củaban thường vụ huyện uỷ, quận uỷ, đảng uỷ

T/MBAN THƯỜNG VỤBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

+ Văn bản của đảng uỷvà ban thường vụ đảng uỷ cơ sở.

Ví dụ 1: Văn bản củađảng uỷ cơ sở

T/MĐẢNG UỶBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Văn bản củaban thường vụ đảng uỷ cơ sở

T/MBAN THƯỜNG VỤBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

+ Văn bản của đảng uỷbộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở.

Ví dụ:

T/MĐẢNG UỶBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

+ Văn bản của chi bộ(chi bộ cơ sở, chi bộ trực thuộc đảng uỷ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng uỷ bộphận).

Ví dụ:

T/MCHI BỘBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

+ Riêng các văn bảncủa cấp uỷ khoá đương nhiệm trình đại hội đảng các cấp (gồm: báo cáo chính trị,báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành, báo cáo công tác nhân sự ban chấp hànhnhiệm kỳ mới) do đồng chí bí thư cấp uỷ ký.

– Văn bản của uỷ bankiểm tra các cấp.

Ví dụ:

T/MUỶ BAN KIỂM TRACHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM)(chữ ký)Họ và tên

– Văn bản của đảngđoàn các cấp.

Ví dụ:

T/MĐẢNG ĐOÀNBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

– Văn bản của ban cánsự đảng các cấp. Ví dụ:

T/MBAN CÁN SỰ ĐẢNGBÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)(chữ ký)Họ và tên

c) Đối với văn bảncủa các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ và các đơn vị được lập theo quyếtđịnh của cơ quan, tổ chức đảng các cấp

– Cấp trưởng ký trựctiếp.

Ví dụ 1: Trưởng banký

TRƯỞNGBAN(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Quyền (kýhiệu là Q) chánh văn phòng ký

Q.CHÁNH VĂN PHÒNG(chữ ký)Họ và tên

– Cấp phó ký thay.

Ví dụ:

K/TTRƯỞNG BAN PHÓTRƯỞNG BAN (chữ ký)Họ và tên

– Khi chưa bổ nhiệmcấp trưởng thì cấp phó đề ký trực tiếp, không đề ký thay cấp trưởng.

Ví dụ: Phó trưởng banphụ trách ký

PHÓTRƯỞNG BAN(chữ ký)Họ và tên

d) Đối với văn bản uỷquyền, người được uỷ quyền trực tiếp ký, không uỷ quyền cho người khác ký thay

Ví dụ 1: Lãnh đạo vănphòng được ban thường vụ cấp uỷ uỷ quyền ký

T/LBAN THƯỜNG VỤCHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Lãnh đạo vănphòng được thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng uỷ quyền ký

T/LTRƯỞNG BANCHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)(chữ ký)Họ và tên

đ) Đối với văn bảncủa các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… các cấp

– Trường hợp ban chỉđạo, tiểu ban, hội đồng… có con dấu riêng.

Ví dụ 1:

TRƯỞNGBAN CHỈ ĐẠO(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2:

K/TTRƯỞNG TIỂU BANPHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 3:

T/MHỘI ĐỒNGCHỦ TỊCH(chữ ký)Họ và tên

– Trường hợp ban chỉđạo, tiểu ban, hội đồng… không có con dấu riêng, phải có quy định sử dụng condấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… Quyền hạn ký văn bản và việc sử dụngcon dấu của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… cần phù hợp với quy định sử dụngcon dấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức, thuận lợi cho việc ban hành và quản lývăn bản. Ghi rõ chức vụ của người ký văn bản gắn với việc sử dụng con dấu củacấp uỷ, cơ quan, tổ chức và chức vụ kiêm nhiệm ở ban chỉ đạo, tiểu ban, hộiđồng…

Nếu người ký văn bảncủa ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thườngvụ cấp uỷ sử dụng con dấu của cấp uỷ; nếu không là bí thư, phó bí thư, uỷ viên banthường vụ cấp uỷ, nhưng là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban,hội đồng… sử dụng con dấu của cơ quan thường trực; các trường hợp khác, sử dụngcon dấu của cơ quan, tổ chức, nơi người ký văn bản là lãnh đạo cơ quan, tổchức.

Ví dụ 1: Người ký vănbản là bí thư, phó bí thư, uỷ viên ban thường vụ cấp uỷ, sử dụng con dấu củacấp uỷ

BÍTHƯ (hoặcPHÓ BÍ THƯ, UỶ VIÊN BAN THƯỜNG VỤ)kiêmTRƯỞNG BAN CHỈ ĐẠO(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2: Người ký vănbản là lãnh đạo cơ quan thường trực ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng… sử dụngcon dấu của cơ quan thường trực

TRƯỞNGBAN TỔ CHỨCkiêmCHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG(chữ ký)Họ và tên

Khi phó trưởng banchỉ đạo, phó trưởng tiểu ban ký văn bản, không đề ký thay trưởng ban chỉ đạo,trưởng tiểu ban; phó chủ tịch hội đồng ký văn bản không đề ký thay mặt hộiđồng…

Ví dụ 1:

UỶVIÊN BAN THƯỜNG VỤkiêmPHÓ TRƯỞNG TIỂU BAN(chữ ký)Họ và tên

Ví dụ 2:

TRƯỞNGBAN TUYÊN GIÁOkiêmPHÓ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG(chữ ký)Họ và tên

e) Đối với biên bảnhội nghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp

– Trường hợp đượcđóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng con dấucủa cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng.

Ví dụ:

– Trường hợp khôngđược đóng dấu lên chữ ký của người chủ trì hội nghị theo quy định sử dụng condấu của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh banthường vụ cấp uỷ, thủ trưởng cơ quan, tổ chức đảng xác nhận chữ ký của ngườichủ trì hội nghị.

Ví dụ:

Xácnhận chữ ký của đồng chí…T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc TRƯỞNG BAN…) CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)(chữ ký)Họ và tên

g) Đối với văn bảncủa liên cơ quan ban hành, ghi đầy đủ chức vụ của người ký văn bản và tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản.

Ví dụ: Văn bản củaliên cơ quan Văn phòng Tỉnh uỷ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.7.2. Kỹ thuật trìnhbày

Quyền hạn, chức vụcủa người ký văn bản trình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 7a, Phụlục 1).

Họ và tên của ngườiký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).

Chữ ký của người cóthẩm quyền ký văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ôsố 7c, Phụ lục 1). Không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai đểký văn bản.

Riêng biên bản hộinghị cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp và văn bản của liên cơ quan ban hànhtrình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký vănbản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan,người tham gia khác trình bày ở phía trái, nếu nhiều cơ quan, người tham giathì trình bày xuống dòng dưới.

1.8.Dấu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

1.8.1. Thể thức

Dấu cơ quan, tổ chứcban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản.

Văn bản ban hành phảiđóng dấu để bảo đảm giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

1.8.2. Kỹ thuật trìnhbày

Dấu cơ quan, tổ chứcban hành văn bản trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số8, Phụ lục 1).

Dấu đóng phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mựcdấu màu đỏ tươi.

Biên bản hội nghị cấpuỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản,trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóngdấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người kývăn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phầntên của phụ lục.

Việc đóng dấu nổi,dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy định của cấp uỷ, thủtrưởng cơ quan, tổ chức đảng.

1.9.Nơi nhận văn bản

1.9.1. Thể thức

Nơi nhận văn bản xácđịnh những cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để báo cáo, để thực hiện, đểgiải quyết, để trao đổi, để biết, để lưu…; nơi nhận văn bản được xác định cụthể trong văn bản.

Văn bản chỉ gửi mộtsố cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhậnvăn bản; văn bản gửi nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thì ghi chung theo nhóm cơquan, tổ chức, cá nhân.

Ví dụ:

– Các tỉnh uỷ, thànhuỷ,

– Các đồng chí Uỷviên Ban Chấp hành Trung ương,

– Lưu Văn phòng Trungương Đảng.

1.9.2. Kỹ thuật trìnhbày

Nơi nhận văn bảntrình bày góc phải, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ lục 1). Từ “Nơinhận” trình bày một dòng riêng, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, cá nhânnhận văn bản trình bày dưới từ “Nơi nhận”.

Đối với tên loại côngvăn, trình bày từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân trựctiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ “Kính gửi” ở chínhgiữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần nơi nhận cuối vănbản có thêm từ “Như trên”.

Đối với tên loại tờtrình, trình bày thêm từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhântrực tiếp nhận giải quyết công việc cùng dòng với từ “Kính gửi” dướitên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phầnnơi nhận cuối văn bản có thêm từ “Như trên”.

Sau các từ “Nơinhận”, “Kính gửi” có dấu hai chấm (:), sau mỗi cơ quan, tổ chức,cá nhân hoặc nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có dấu phẩy (,), kếtthúc nơi nhận văn bản có dấu chấm (.).

2.Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phầnthể thức bắt buộc, tuỳ nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký vănbản quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

2.1.Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

– Dấu chỉ mức độ mậtgồm: Mật, tối mật, tuyệt mật. Việc xác định mức độ mật thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của cấp uỷ, cơ quan, tổchức đảng. Con dấu chỉ mức độ mật được khắc theo hướng dẫn của Bộ Công an. Mựcdấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ mật trình bày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số10a, Phụ lục 1).

– Dấu chỉ mức độ khẩngồm: Khẩn, thượng khẩn, hoả tốc. Tuỳ mức độ cần chuyển nhanh văn bản để xácđịnh độ khẩn. Mực dấu màu đỏ tươi. Dấu chỉ mức độ khẩn trình bày dưới dấu chỉmức độ mật (ô số 10b, Phụ lục 1).

2.2.Chỉ dẫn phạm vi lưu hành, dự thảo văn bản

– Đối với những vănbản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế, ghi chỉ dẫn phạm vi lưuhành như: Tài liệu thu hồi; Xong hội nghị trả lại; Xem xong trả lại; Lưu hànhnội bộ; Tài liệu hội nghị; Không phổ biến trên các phương tiện thông tin đạichúng…

Các chỉ dẫn về phạmvi lưu hành trình bày trang đầu, góc phải, cách mép trên trang giấy 10 mm (ô số11a, Phụ lục 1). Riêng chỉ dẫn “Không phổ biến trên các phương tiện thôngtin đại chúng” trình bày chính giữa, phía dưới quyền hạn, chức vụ, họ tênvà chữ ký của người có thẩm quyền.

– Đối với văn bản dựthảo nhiều lần, sử dụng chỉ dẫn lần dự thảo. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản trìnhbày dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 11b, Phụ lục 1).

2.3.Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Đối với những văn bảncần quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành, ghi ký hiệu người đánh máy vàsố lượng bản phát hành.

Ký hiệu người đánhmáy và số lượng bản phát hành trình bày cuối nơi lưu văn bản (ô số 12, Phụ lục1).

2.4.Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản

Nếu cần thiết, trongcác văn bản, giấy tờ hành chính của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng các cấp ghithêm địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (email), số điện thoại, sốfax, địa chỉ trang thông tin điện tử (website).

Thông tin liên hệ củacơ quan ban hành văn bản trình bày trang cuối cùng của văn bản, dưới một đườngkẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản (ô số 13, Phụlục 1).

3.Bản sao và các thành phần thể thức bản sao

3.1.Các loại bản sao

Có 3 loại bản sao:

– Bản sao y bảnchính: Là bản sao nguyên văn từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính nhânsao và phát hành.

– Bản sao lục: Là bảnsao lại toàn văn văn bản của cơ quan khác do cơ quan nhận văn bản được phépnhân sao và phát hành.

– Bản trích sao: Làbản sao lại một phần nội dung từ bản chính do cơ quan ban hành bản chính hoặccơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính thực hiện.

3.2.Các hình thức sao

– Sao thông thường:Là hình thức sao bằng cách trình bày lại nội dung văn bản cần sao.

– Sao photocopy: Làhình thức sao bằng cách chụp lại văn bản bằng máy photocopy, máy fax hoặc cácthiết bị chụp ảnh khác.

3.3.Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

– Để bảo đảm giá trịpháp lý và hiệu lực thi hành, các loại bản sao phải có đủ các thành phần thểthức bản sao. Các thành phần thể thức bản sao trình bày cuối văn bản cần sao,ngăn cách với văn bản cần sao bằng một đường kẻ nét liền, có độ dài hết chiềungang của vùng trình bày văn bản.

Vận dụng thể thức vàkỹ thuật trình bày các thành phần bắt buộc để trình bày các thành phần thể thứcbản sao tương ứng, đồng thời lưu ý một số điểm như sau:

+ Tên cơ quan sao vănbản xác định cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng sao văn bản.

Tên cơ quan sao vănbản trình bày góc trái, dòng đầu, ngay dưới đường ngăn cách với nội dung vănbản cần sao (ô số 14, Phụ lục 2).

+ Số và ký hiệu bảnsao: Số bản sao ghi liên tục từ số 01 trong một nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu bảnsao ghi chung chữ viết tắt là “BS”.

Số và ký hiệu bản saotrình bày cân đối dưới tên cơ quan sao văn bản (ô số 15, Phụ lục 2).

+ Chỉ dẫn loại bảnsao giúp cho việc quản lý và sử dụng bản sao. Tuỳ thuộc vào loại bản sao để ghichỉ dẫn loại bản sao là: Sao y bản chính, sao lục, hoặc trích sao.

Chỉ dẫn loại bản saotrình bày góc phải, dòng dầu, ngang với tên cơ quan sao văn bản (ô số 16, Phụlục 2).

+ Địa danh và ngày,tháng, năm sao văn bản trình bày dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17, Phụ lục2).

+ Chức vụ, chữ ký, họtên của người ký sao trình bày dưới địa danh và ngày, tháng, năm sao văn bản (ôsố 18a, 18b, 18c, Phụ lục 2).

+ Dấu cơ quan saotrình bày dưới chức vụ người ký sao (ô số 19, Phụ lục 2).

+ Nơi nhận bản saotrình bày dưới số và ký hiệu bản sao (ô số 20, Phụ lục 2).

– Đối với văn bản saolục nhiều lần chỉ trình bày một lần thể thức sao lục. Trường hợp văn bản cầnsao hết trang thì trình bày các thành phần thể thức bản sao vào trang mới vàđánh số trang tiếp theo số trang của văn bản cần sao, giữa trang cuối văn bảncần sao và trang trình bày các thành phần thể thức bản sao đóng dấu giáp lai.

– Đối với bản saobằng hình thức photocopy

+ Nếu photocopy vănbản cần sao và có trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản sao đó cógiá trị pháp lý như bản chính.

+ Nếu photocopy vănbản cần sao nhưng không trình bày các thành phần thể thức bản sao thì bản saođó chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

4.Phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang và phụ lục

4.1.Phông chữ

Phông chữ trình bàytrên văn bản của Đảng là Bộ mã các ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN6909:2001 (mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản và bản sao văn bản tạiPhụ lục 3).

4.2.Khổ giấy

Văn bản của Đảngtrình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản, giấy tờ hànhchính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu insẵn.

4.3.Định lề trang văn bản

– Văn bản của Đảngtrình bày theo chiều dọc của trang giấy (định hướng bản in theo chiều dọc),vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách méptrên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mépdưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách méptrái trang giấy 30 mm.

+ Lề phải: Cách mépphải trang giấy 15 mm.

Trường hợp văn bản inhai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:

+ Lề trên: Cách méptrên trang giấy 20 mm.

+ Lề dưới: Cách mépdưới trang giấy 20 mm.

+ Lề trái: Cách méptrái trang giấy 15 mm.

+ Lề phải: Cách mépphải trang giấy 30 mm.

– Trường hợp nội dungvăn bản có các bảng biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy(định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng trình bày văn bản theo chiềudọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.

4.4.Số trang văn bản

Văn bản có hai trangtrở lên phải ghi số trang bằng chữ số Ả-rập.

Số trang trình bàytại điểm giữa, cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, tráicủa phần có chữ; không đánh số trang đối với trang thứ nhất.

4.5.Phụ lục văn bản

Trường hợp văn bản cóphụ lục kèm theo phải có chỉ dẫn về phụ lục. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề;văn bản có từ hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục bằng chữ số Ả-rập.

Phụ lục văn bản trìnhbày trang giấy riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục trình bàythành một dòng riêng, chính giữa văn bản. Tiêu đề của phụ lục trình bày dưới từ”Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục.

III- TỔ CHỨC THỰCHIỆN

2. Các cấp uỷ, thủtrưởng cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm thực hiện Hướng dẫn này.

Cơ quan Uỷ ban Kiểmtra Trung ương, Quân uỷ Trung ương, Đảng uỷ Công an Trung ương và Đảng uỷ Ngoàinước cụ thể hoá một số điểm trong Hướng dẫn này cho phù hợp với đặc điểm tổchức và hoạt động của cơ quan uỷ ban kiểm tra, tổ chức đảng trong quân đội,công an và ở nước ngoài.

3. Giao Cục Lưu trữ Vănphòng Trung ương Đảng hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện Hướng dẫnnày; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế khi cần thiết.

PHỤ LỤC 1

Ghi chú:

PHỤ LỤC 2