Tài Liệu Mẫu Sổ Đăng Ký Văn Bản Đi, Mẫu Sổ Văn Bản Đến

MỤC LỤC VĂN BẢN

THÔNG TƯ

HƯỚNGDẪN QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011.

Đang xem: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,

Chương 1.

HƯỚNG DẪN CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đốitượng áp dụng

1. Thông tư này hướng dẫn việc quản lý văn bản đi,văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcthuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quannhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị sự nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổchức).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểunhư sau:

1. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bảnsao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bảnFax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổchức.

3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhậtnhững thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm banhành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổđăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lývà tra tìm văn bản.

4. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làmcăn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệpvụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vịbảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vịbảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tậpvà mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.

6. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dựkiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một nămkèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.

7. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiệncác nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

8. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơquan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ củacông tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồsơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý vănbản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổchức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Vănthư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đượcđăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việctiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏatốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phảiđược đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phảiđược hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của phápluật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.

4. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc củacơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ vềcông việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ,hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánhđúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

5. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phảiđủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.

6. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảovệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếpnhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

Chương 2.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờhoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bảnđến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bìkhông còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trênbì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người đượcgiao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trườnghợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Faxhoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗivăn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báocáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý nhưsau:

– Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơquan, tổ chức.

– Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấuchỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơquan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danhcá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thìcá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

– Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy địnhtại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướngdẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủquy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thểcủa Cơ quan, tổ chức.

b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

– Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải đượcbóc trước để giải quyết kịp thời;

– Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sótvăn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấubưu điện;

– Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệucủa văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếuvăn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trảlại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửibiết để giải quyết;

– Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bảncần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhậncách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản đểlàm bằng chứng.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Vănthư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong nhữngtrường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng,trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.

b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tạiVăn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thìchuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”.

c) Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảnggiấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phầntrích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày,tháng, năm ban hành văn bản.

d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu“Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I.

Điều 5. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đếnhoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan,tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:

– Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ:Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)và sổ đăng ký văn bản mật đến;

– Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ,ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng kývăn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;

– Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chitiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;

– Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiềuđơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

– Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận,giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đềnghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầudịch vụ theo quy định của pháp luật.

b) Đăng ký văn bản đến

– Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thôngtin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắtnhững từ, cụm từ không thông dụng.

– Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bảnđến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II.

– Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thưthực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III.

2. Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến trên máy vi tính

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật vềlĩnh vực này.

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phầnmềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

c) Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quảnlý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.

d) Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạngdiện rộng để đăng ký văn bản mật đến.

Điều 6. Trình, chuyển giao vănbản đến

1. Trình văn bản đến

a) Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trìnhkịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơquan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xemxét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mứcđộ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

b) Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việccủa cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao chocác đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạogiải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặcnhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhânphối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

c) Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển”trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết vănbản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đếndo các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. (Tham khảo Phụ lục IV).

d) Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giảiquyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thưđể đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứngtrong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩmquyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặtchẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

b) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phảivào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị.Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

c) Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bảnchuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến vàngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển chođơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

d) Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơquan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đếnthì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đếnthì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục V.

Điều 7. Giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Giải quyết văn bản đến

a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhâncó trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặctheo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩnphải giải quyết trước.

b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xemxét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giảiquyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị vàcá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bảnsao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giảiquyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trìnhngười đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủtrì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liênquan.

2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyếtphải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho ChánhVăn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiệntheo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

c) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáongười được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trườnghợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cầnlập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghisổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI.

d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thờihạn quy định.

Chương 3.

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 8. Kiểm tra thể thức và kỹthuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lạithể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo ngườicó trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản

– Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi sốtheo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừtrường hợp pháp luật có quy định khác.

– Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

– Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quyđịnh tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định(cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thốngsố.

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vàomột số và một hệ thống số riêng.

– Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệthống số riêng.

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

– Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạmpháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

– Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chínhđược thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thôngtư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 9. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đihoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi đượchướng dẫn tại Điểm a, Khoản 2, Điều 8 Thông tư này, các cơ quan, tổ chức lập sổđăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bảnđi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lụcVII.

2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đi trên máy vi tính

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnhvực này.

b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữliệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phầnmềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

c) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quảnlý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quảnlý.

Điều 10. Nhân bản, đóng dấu cơquan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng đượcxác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theoquy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theovăn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phíabên trái.

b) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản,tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tốiđa 05 trang văn bản.

3. Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏatốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy địnhtại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”,“Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theoquy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

Điều 11. Làm thủ tục pháthành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Làm thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước củavăn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu quađược và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mậtđược thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

b) Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục VIII.

c) Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọncách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vàotrong, không làm nhàu văn bản.

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều;mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản.

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng nhưdấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới đượcbóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theoquy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

Xem thêm: Tiểu Luận Thị Trường Cổ Phiếu Việt Nam, Thực Trạng Thị Trường Cổ Phiếu Việt Nam

2. Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hànhvà chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làmviệc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03ngày, kể từ ngày ký văn bản.

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhântrong cơ quan, tổ chức

– Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bảnđi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tậptrung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng.

Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thựchiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX.

– Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bảnđi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiệnthì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơnvị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vàosổ.

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chứckhác

– Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giaoliên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phảiđược đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi.

– Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phảiký nhận vào sổ.

c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

– Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đềuphải đăng ký vào sổ. Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiệntheo hướng dẫn tại Phụ lục X.

– Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưuđiện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản điđược chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

đ) Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theoquy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CPvà quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi, cụ thể như sau:

a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bảnđi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lậpPhiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký vănbản quyết định.

b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệuthu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đốichiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đómà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bảnđó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khicần thiết.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịpthời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 12. Lưu văn bản đi

1. Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

a) Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tạiVăn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.

b) Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắpxếp theo thứ tự đăng ký.

2. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nướcngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèmtheo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểusố.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bảnđi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảovệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụkịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quyđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theohướng dẫn tại Phụ lục XI.

Chương 4.

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒSƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Lập Danh mục hồ sơ

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cánhân thông qua hệ thống hồ sơ.

b) Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổchức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽvà khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tạicác đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhântrong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưutrữ và phục vụ sử dụng.

2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm:Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơquan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơquan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch,nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cánhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mụclục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

– Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựngtheo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứtình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơcho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Nhữngcơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vịđược phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổchức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, khôngrõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

– Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vịtrong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt độngchủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

– Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ làcác vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị – đối với khung đề mục theo cơ cấutổ chức; hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động – đối vớikhung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.

– Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theotrình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầmquan trọng của hồ sơ.

Mẫu danh mục hồ sơ – Phụ lục XII

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồsơ và đơn vị hoặc người lập

– Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặccá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tạiKhoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm củacơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cánhân trong đơn vị.

– Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phảikhái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc.

Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu – Phụ lụcXIII

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thờihạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quảntài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

– Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ sốLa Mã.

– Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn đượcđánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.

– Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánhbằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắtcủa các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cầnngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong haicách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục,bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từngđề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

– Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mụchồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liênquan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính đểtrình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

– Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ củađơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mụchồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo,trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan,tổ chức ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chứcduyệt, ký ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hànhgửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trongquá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việcgiải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nàothì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồsơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

Điều 14. Mở hồ sơ

1. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi nhữngthông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơlưu trữ.

2. Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giaocó trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trườnghợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).

Điều 15. Thu thập, cập nhậtvăn bản, tài liệu vào hồ sơ

1. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tấtcả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcvào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

2. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệunhư bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

Điều 16. Kết thúc hồ sơ

1. Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kếtthúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

a) Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu cótrong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.

b) Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp,bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiếnchỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bảnthảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệutham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.

c) Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theotrình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản…Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩaghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) đểthuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặcđiểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựngvăn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dựthảo, các lần hội thảo, các lần trình…).

d) Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếuvới Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).

đ) Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợpvới nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).

2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong,thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồsơ năm sau.

Điều 17. Thời hạn, thành phầnhồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngàycông việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữcơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nămtrở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:

a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ đểtheo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhângiữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.

c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợptrùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).

d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

3. Thủ tục nộp lưu

Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu” (Phụ lục XIV) và hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tàiliệu” (phụ lục XV). Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗiloại một bản.

Chương 5.

TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆCLẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 18. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉđạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữcơ quan.

Điều 19. Trách nhiệm của ChánhVăn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm

1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồsơ; tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:

a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầuban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơvà nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.

Điều 20. Trách nhiệm của ngườiđứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có tráchnhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu củađơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:

1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơnvị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi côngviệc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vàoLưu trữ cơ quan.

3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cógiá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.

Điều 21. Trách nhiệm của cánhân trong cơ quan, tổ chức

1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc,mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơnguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồsơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầucơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi choLưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quáhai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển côngtác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồsơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

Điều 22. Trách nhiệm của Vănthư đơn vị

1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ củacác cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnhhồ sơ để nộp lưu.

2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồsơ, tài liệu nộp lưu.

3. Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.

Điều 23. Trách nhiệm của Vănthư cơ quan

1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho cácđơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mụchồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lậphồ sơ.

3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ,đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

Điều 24. Trách nhiệm của Lưutrữ cơ quan

1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từcác đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp pháthiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩmquyền giải quyết.

b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ

– Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnhsửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồsơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bảntrong hồ sơ.

– Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồsơ bảo quản có thời hạn riêng.

c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi vàdán nhãn hộp, đưa lên giá.

3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quảnvĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tàiliệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chương 6.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Bãi bỏ các quy địnhhiện hành

Thông tư này bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồsơ hiện hành ở các cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12tháng 10 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và Công văn số 425/VTLTNN-NVTWngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến.

Điều 26. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07tháng 01 năm 2013.

Điều 27. Tổ chức thực hiện

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủyban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cơ quan Trung ương củacác đoàn thể, tổ chức kinh tế nhà nước chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểmtra thực hiện Thông tư này./.

Xem thêm: Eps Là Gì ? Cách Tính Eps Công Thức Tính Eps Được Áp Dụng Như Thế Nào

PHỤ LỤC I

DẤU “ĐẾN”(Kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nộivụ)