Công Văn 4027/Bhxh

Những điểm cần lưu ý khi rà soát sổ BHXH

BHXH Việt Nam vừa ban hành Công văn 4027/BHXH-ST hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động.

MỤC LỤC VĂN BẢN

Kínhgửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương

I. RÀ SOÁT SỔ BHXH

1. Nguyên tắc rà soát thông tintrên sổ BHXH

a) Thực hiện rà soát sổ BHXH của ngườilao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảmbảo đầy đủ, chính xác các thông tin của người lao động ghi trên sổ BHXH.

b) Nội dung ghi trên sổ BHXH thực hiệnrà soát các thông tin sau:

– Về nhân thân:Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch.

– Thời gian tham gia BHXH: quá trìnhđóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động.

– Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề,công việc, tên đơn vị.

– Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấpđóng BHXH, BHTN.

– Nơi làm việc: địa danh nơi làm việccủa người lao động (xã, huyện, tỉnh).

c) BHXH tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổBHXH theo phân cấp quản lý thu.

2. Quy trình rà soát sổ BHXH củangười lao động

2.1. Cơ quan BHXH

a) Tổ Thẩm định

– In Phiếu đối chiếu quá trình đóngBHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của người lao động đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sởdữ liệu thu, cấp sổ thẻ, chuyển đơn vị.

– Thực hiện rà soát, phân loại sổBHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH:

+ Sổ BHXH đúng,đủ thông tin: thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫusố 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03),ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

+ Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thôngtin; sổ BHXH bị rách, nhòe không đọc được thông tin: lậpPhiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từngsổ BHXH, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị phải bổ sung hồ sơ; thu sổ BHXH, Danhsách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quátrình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứđiều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫnbổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

– Nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóngBHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu,chuyển đơn vị; nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụnglao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

b) Tổ Nhập liệu

– Nhận sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổBHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung, Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định, thực hiện:

+ Nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXHcủa người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng và thông tin điềuchỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu.

+ Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộtrực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

– Nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động (Mẫu số 03) từ TổThẩm định nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốcBHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổBHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH(Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

2.2. Đơn vị

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trìnhđóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đốichiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhậnvà chuyển cơ quan BHXH.

b) Phối hợp vớicơ quan BHXH rà soát sổ BHXH; nộp sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) cho cơ quan BHXH.

c) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ(Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổsung hồ sơ; nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

2.3. Người lao động

a) Nhận Phiếu đối chiếu quá trìnhđóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trườnghợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửiđơn vị.

b) Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ(Mẫu số 02) từ đơn vị (nếu có); bổ sung hồ sơ và gửi lạiđơn vị.

II. BÀN GIAO SỔBHXH

1. Nguyên tắc bàn giao

a) Chỉ thực hiện bàn giao sổ BHXH chongười lao động sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của ngườilao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu.

b) Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vịbàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.

2. Quy trình bàn giao sổ BHXH chongười lao động

Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ nhận toàn bộ hồsơ từ Tổ Nhập liệu, thực hiện:

a) Cấp sổ BHXH

b) Bàn giao sổ BHXH cho người lao độngtheo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).

c) Báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXHcho người lao động:

– BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau.

– BHXH tỉnh lập (Mẫu số 05) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 10 của tháng sau.

d) Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Tiếpnhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng quản lý hồ sơ) của BHXH tỉnh đểlưu theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰCHIỆN

1. Trách nhiệm của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện

a) Tổ chức thực hiện rà soát, bàngiao sổ BHXH cho người lao động kể từ ngày văn bản này có hiệu lực. Căn cứ tìnhhình thực tế ở địa phương để triển khai thực hiện với thời gian hoàn thành sớmnhất.

b) Xây dựng lộ trình, thời gian ràsoát, bàn giao sổ BHXH cho BHXH huyện.

c) Báo cáo cấp ủy, Ủy ban nhân dân vàHội đồng nhân dân cùng cấp để chỉ đạo các ban, ngành có liên quan phối hợp thựchiện.

d) Chịu trách nhiệm trước pháp luật vềquá trình rà soát thông tin ghi trên sổ BHXH và bàn giao sổ BHXH cho người laođộng thuộc đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn quản lý củaBHXH tỉnh/huyện kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.

đ) Căn cứ hướng dẫn tại văn bản này(kèm theo Phụ lục số 01) và tình hình thực tế tại địaphương thực hiện việc rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động đảm bảođúng quy định của pháp luật.

e) Thành lập Tổ Thẩm định và Tổ Nhậpliệu, thành phần gồm:

– Lãnh đạo BHXH tỉnh/huyện làm tổ trưởng;

– Thành viên các Tổ do Giám đốc BHXHtỉnh/huyện phân công (gồm cán bộ các Phòng/Tổ: Quản lý thu, cấp sổ, thẻ, Chế độBHXH).

Tổ Thẩm định và Tổ Nhập liệu chịutrách nhiệm trước Giám đốc BHXH tỉnh/huyện, trước pháp luật về những nội dungđược giao kể cả khi nghỉ chế độ hoặc chuyển công tác.

g) BHXH tỉnh lập dự toán kinh phí chirà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theo quy định.

2. Trách nhiệm của BHXH Việt Nam

a) Ban Sổ – Thẻ

– Chủ trì phối hợp với các đơn vị trựcthuộc BHXH Việt Nam chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc BHXH tỉnh tổ chức thực hiện, giảiquyết vướng mắc trong quá trình rà soát sổ BHXH và bàn giao cho người lao độngtheo quy định và theo Văn bản này.

– Xây dựng kế hoạch triển khai ràsoát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động, trình Tổng Giám đốc phê duyệt.

b) Trung tâm Công nghệ thông tin

– Chủ trì, phốihợp với các Ban nghiệp vụ có liên quan sửa đổi, nâng cấp, quản lý và chuyển giao, hướng dẫn kịp thời ứng dụng phần mềm để nhậpquá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động từ sổ BHXHvào cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý.

– Quản lý cơ sở dữ liệu ghi trên sổ BHXH của người lao động tham gia BHXH trên toàn quốc theo hình thứctập trung tại BHXH Việt Nam đồng bộ với cơ sở dữ liệu hộ gia đình tham gia bảohiểm y tế.

c) Vụ Tài chính – Kế toán

Hướng dẫn BHXH tỉnhthực hiện chi trả, hạch toán, quyếttoán chi phí rà soát sổ BHXH và nhập cơ sở dữ liệu theođúng quy định.

3. Trách nhiệm của BHXH Bộ Quốcphòng, BHXH Công an nhân dân

Hướng dẫn việc chuyển giao sổ BHXHcho người lao động phù hợp với đặc thù của từng Bộ và đồngbộ với các quy định tại Văn bản này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo về BHXH Việt Nam để xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC 01

1. Đối với sổ BHXH do BHXH tỉnh, thànhphố khác cấp, khi thực hiện rà soát, nếu phát hiện sai sót, BHXH nơi rà soát cóvăn bản phối hợp với BHXH nơi cấp sổ hoặc nơi xác nhận quá trình tham gia trướcđó của người lao động để xác minh lại.

3. Đối với sổ BHXH của người lao độngđang bảo lưu thời gian đóng, khi người lao động tiếp tục tham gia BHXH hoặc giảiquyết chế độ thì cơ quan BHXH thực hiện thực hiện rà soát sổ BHXH theo quy địnhtại Văn bản này.

4. Trong quá trình rà soát, nếu pháthiện trường hợp:

– Một người có từ 02 sổ BHXH trở lênghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau hoặc một số sổ được cấp cho 2 hay nhiềungười thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu,cấp lại sổ BHXH mới theo quy định tại Khoản 5, Điều 46 Quyết địnhsố 959/QĐ-BHXH.

Xem thêm: Giải Sách Bài Tập Toán Lớp 6 Tập 1 Trang 5 Câu 7, Bài 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Trang 5 Sbt Toán 6 Tập 1

– Một người có từ 02 sổ BHXH trở lêncó thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì ghi quá trình đóng theo thời giantham gia BHXH, BHTN phát sinh trước; thời gian đóng BHXH, BHTN trùng không đượcghi lại trên sổ BHXH mới thì hoàn trả cho người lao động hoặc người tham giaBHXH tự nguyện số tiền BHXH, BHTN mà người lao động và đơn vị hoặc người thamgia BHXH tự nguyện đã đóng vào quỹ BHXH, BHTN, không bao gồm tiền lãi.

5. Đối với trường hợp đơn vị sử dụnglao động còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN thì in tờ rời sổ BHXH, xác nhận thời gianđến năm đơn vị đã đóng đủ.

Ví dụ:

DANH SÁCH GIAO NHẬN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI

Tổng số sổ BHXH đơn vị nộp cho cơquan BHXH: …………………………………………

(Bằng chữ: ……………………………………………………………………………………….)

Tổng số sổ BHXH cơ quan BHXH bàn giaocho đơn vị: ……………………………………

(Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………..)

HƯỚNGDẪN LẬP

Danhsách giao nhận sổ bảo hiểm xã hội (Mẫu số 01)

1. Mục đích: để tổng hợp số lượng sổBHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH và số lượng sổ BHXH cơquan BHXH bàn giao cho đơn vị để bàn giao người lao động

2. Trách nhiệm lập: Tổ Thẩm định của cơquan BHXH in từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ.

3. Thời gian lập: khi cán bộ Tổ Thẩmđịnh phối hợp với đơn vị thực hiện rà soát, phân loại sổBHXH.

4. Phương pháp lập:

– Ghi đầy đủ thông tin của đơn vị: tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ.

– Cột 1: ghi số thứ tự từ 1 đến hết sốngười lao động nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH.

– Cột 2: ghi họ và tên của từng ngườilao động theo sổ BHXH.

– Cột 3: ghi số sổ tương ứng với têncủa người lao động.

– Cột 4: người lao động ký, ghi rõ họ,tên khi nhận sổ BHXH.

– Cột 5: ghi nội dung cần ghi chú.

– Cán bộ thẩm định: ghi tổng số sổBHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH; ký ghi rõ họ tên khi nhận sổ BHXH; cán bộ sổ,thẻ ghi tổng số sổ BHXH bàn giao cho đơn vị; ký ghi rõ họ tên khi bàn giao sổBHXH.

– Đơn vị: ký, đóng dấu khi nộp sổ BHXHcho cơ quan BHXH và khi nhận lại sổ từ cơ quan BHXH.

Ghi chú:

– Đơn vị nộp toàn bộ sổ BHXH củangười lao động theo danh sách cho cơ quan BHXH.

– Cơ quan BHXH bàn giao sổ BHXHtheo danh sách cho đơn vị; phối hợp với đơn vị bàngiao cho người lao động.

– Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) lập thành 02 bản, đơn vị lưu 01 bản,cơ quan BHXH lưu 01 bản.

PHIẾU HƯỚNG DẪN BỔ SUNG HỒ SƠ

Họ và tên:…………………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………………………………….

Số sổ BHXH: ………………………………………………………………………………………

Đơn vị công tác: …………………………………………………………………………………..

1. Bổ sung hồ sơ gồm những nội dungsau:

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ, nếucó vướng mắc, ông (bà) liên hệ với ………………………; số điệnthoại……………………………………………. đểđược hướng dẫn.

2. Ý kiến của Tổ Thẩm định:

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

HƯỚNGDẪN LẬP

Phiếuhướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02)

1. Mục đích: để thông báo và hướng dẫnđơn vị, người lao động bổ sung hồ sơ đề nghị cấp lại, điều chỉnh thông tin ghitrên sổ BHXH.

2. Trách nhiệm lập: cán bộ thẩm địnhcủa cơ quan BHXH.

3. Thời gian lập: khi cán bộ thẩm địnhphối hợp với đơn vị thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH.

4. Phương pháp lập:

– Các nội dung: họ và tên, ngày,tháng, năm sinh, số sổ BHXH ghi theo sổ BHXH của người lao động; đơn vị côngtác ghi tên đơn vị người lao động đang làm việc.

– Sau khi đơn vị bổ sung hồ sơ, cán bộthẩm định kiểm tra, thẩm định hồ sơ nếu đúng, đủ thì ghi ý kiến thẩm định vào Mục2; trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt.

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH

1. Thông tin của người laođộng

2. Quá trình đóng BHXH, BHTN

HƯỚNGDẪN LẬP

Phiếuđối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03)

1. Mục đích: để đối chiếu quá trìnhđóng BHXH của người lao động

2. Trách nhiệm lập: cán bộ thẩm địnhthực hiện in lần thứ nhất từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ, thẻ; cán bộ nhập liệuin từ cơ sở dữ liệu đã nhập sau khi điều chỉnh thông tin.

3. Thời điểm lập: khi thực hiện ràsoát sổ BHXH và sau khi nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH và thông tin điều chỉnhcủa người lao động vào cơ sở dữ liệu.

4. Phương pháp lập:

– Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH”: thựchiện in từ cơ sở dữ liệu.

– Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”:nếu người lao động có quá trình công tác tại Cột “Nội dungghi trên sổ BHXH” chưa đúng thì đề nghịđiều chỉnh tương ứng cùng hàng tại Cột“Nội dung đề nghị điều chỉnh”.

Xem thêm: Tiểu Luận Vai Trò Của Thông Tin Trong Quản Lý, Vai Trò Của Thông Tin Trong Quản Lý Là Gì

– Sau khi đốichiếu người lao động và người sử dụng lao động ký,xác nhận vào ô dành cho người lao động và người sử dụnglao động.