Cách Giảm Dung Lượng File Excel Với 4 Mẹo Siêu Nhanh Gọn, Cách Giảm Dung Lượng File Excel Hiệu Quả Nhất

Sau một thời gian sử dụng bảng tính excel thì dữ liệu ngày càng nhiều dẫn tới tình trạng excel xử lý rất chậm, hay bị treo màn hình khi làm việc, file excel có dung lượng lớn nên mở chậm.

Những phương phápgiúp xử lý tình trạng Excel xử lý chậm

Hạn chế tô màu cho ô excel, tắt đường kẻ gridlines trong Tab View

Bỏ thiết lập Auto Filter, chỉ thiết lập các cột auto filter cần sử dụng

Hạn chế thiết lập data validation, conditional formating hoặc chỉ thiết lập trong phạm vi dữ liệu có sử dụng

Lưu file dưới dạng phiên bản mới của excel (.xlsx cho file excel không chứa macro và .xlsm cho file excel có chứa macro)

Quá nhiều công thức xử lý tự động không cần thiết (tắt chức năng tự động tính toán cho các dữ liệu không cần thiết). Hạn chế tối thiểu việc thiết lập công thức trong các dữ liệu chỉ dùng để lưu trữ. Tuy nhiên việc tắt tính toán dữ liệu tự động cũng có bất tiện là lần sau bạn sẽ phải kéo thủ công lại vùng cần tính toán khi có thay đổi.

Đang xem: Giảm dung lượng file excel

Xóa bỏ các Name không sử dụng, các Name có lỗi hoặc các liên kết tới file bên ngoài không cần thiết

Một số quy tắc cần nhớ khi tổ chức dữ liệu

Bảng dữ liệu (database – nơi tập hợp dữ liệu nhập vào) hạn chế tối đa số công thức. Bởi cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn, có nhiều dòng, nhiều cột. Do đó nên thiết kế sao cho thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.Tránh sử dụng công thức mảng.

Xem thêm: Mua Vở Bài Tập Toán Lớp 1 Tập 2 ), Vở Bài Tập Toán Lớp 1 (Tập 2)

Xem thêm: Vì Sao Có Thể Khẳng Định Đoạn Văn Chính Luận, Văn Chính Luận

Các công thức mảng khiến việc tính toán chậm hơn so với dạng thường. Do đó hạn chế việc dùng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện thì có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs thay cho hàm Sumproduct, công thức mảng.Trường hợp buộc phải dùng nhiều công thức hoặc file thực sự phức tạp, bạn có thể thiết lập chế độ tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới cho phép tính toán với phím F9

Cách giảm dung lượng cho file excel

Kiểm tra và xóa các liên kết data giữa các file Excel đang làm không sử dụng hoặc không cần thiết vào Data (Connections)–> edit link

Xóa bỏ các Name Range bị lỗi hoặc không cần thiết do quá trình sử dụng file excel lâu hoặc copy/paste dữ liệu từ nhiều nơi khác. Vào Fomular/ Name Manage/ Chọn Filter các Name Range bị lỗi và xóa bỏXóa hàng, cột trống: Hàng hàng, cột trống sẽ tiết kiệm thêm dung lượng. Để xóa bỏ định dạng hàng và cột trống trước tiên cần chọn hàng và cột cần xóa > vào thẻ Home > Editing > Clear > Clear AllSử dụng công cụ ASAP Utilities để xóa bỏ các sheet trống (remove empty worksheet), xóa bỏ những dòng excel trống (Reset last cell)Hình ảnh dù ở trên web hay file excel đều có dung lượng riêng, nếu file excel của bạn có nhiều hình ảnh cần phải nén file hình ảnhTắt chế độ check error của excel. Mở file, chọn File–> Options –> Formulas, chọn khu vực, bỏ tích cái

Lưu ý quan trọng: Các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.